Закон об электронных трудовых книжках

16 декабря 2019 года подписан Федеральный закон №439-ФЗ, внесший изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Этот закон был подготовлен и принят в целях реализации национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации".

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Согласно новой статье 66.1 сведения о трудовой деятельности, являющиеся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора, должны предоставляться работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации. В первый раз отчет нужно будет подать не позднее 15 февраля, если в январе 2020 года в организации произойдут кадровые изменения.

Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для их получения требуется предоставить государственную награду и документы к ней в соответствующие инстанции: органы соцзащиты, Пенсионный фонд или другие.

Также принятым законом устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности: у работодателя по последнему месту работы (в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора), в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Таким образом, с 1 января 2021 г.:

• ведение трудовых книжек на бумажном носителе будет осуществляться работодателем только тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление;
• работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдадут на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них будет осуществляться ведение сведений трудовой деятельности в электронном виде;
• для лиц, впервые поступающих на работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронном виде, и трудовая книжка указанным работникам оформляется не будет.

Кроме того, если человек не написал ничего в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.

В связи с тем, что принятые изменения затронут около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, работодателям в течение 2020 года необходимо:

• внести соответствующие изменения в соглашения, коллективные договоры, локальные нормативные акты;
• обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
• до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве

Ожидается, что с принятием изменений в ТК РФ повысится уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростится процедура трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизятся издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством.

Комментируя принятый закон, Председатель Правления ПФР Антон Дроздов подчеркнул, что одно из преимуществ нового порядка, в том что все сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных, для чего применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. 

Если будут внесены неправильные сведения о трудовой деятельности по вине работодателя, то на основании заявления работника работодатель обязан будет направить в ПФР уточняющие формы отчетности.

Документы по теме:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ // Российская газета. – 2001. – 31 декабря (№256).
2. Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования : Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ // Российская газета. – 1996. – 10 апреля (№68).
3. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде : Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ // Российская газета. – 2019. – 19 декабря (№286).
4. О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» : Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ // Российская газета. – 2019. – 19 декабря (№ 286).